Médiation

Désormais, les présidents de conseil syndical, représentant les copropriétés gérées par URBANIA et les propriétaires-bailleurs peuvent saisir le médiateur d’URBANIA lorsque tous les recours internes de résolution des litiges ont été épuisés.

Le rôle du médiateur

• Définition de la médiation

La médiation est une voie de conciliation ultime, intervenant quand tous les recours internes ont été épuisés pour éviter que le litige ne soit porté devant un tribunal.

• Le médiateur : ni juge, ni arbitre.

Le médiateur intervient pour résoudre les différends entre URBANIA et ses clients, il n’est ni un arbitre ni un juge. Il est indépendant de toute hiérarchie interne et peut s’appuyer sur les compétences disponibles dans le Groupe ou hors du Groupe (les «Sachants») qui lui donneront des éléments pour l’aider à évaluer les divers aspects des questions qui lui sont soumises.

La saisine du médiateur

• Sujets éligibles à la médiation

Est éligible à la médiation toute difficulté ou conflit entre le syndicat de copropriétaires et le syndic ou entre un propriétaire et son cabinet Urbania, qui persisterait au delà de 3 mois, à compter d’un premier échange entre eux, ou au-delà d’une AG dont l’ordre du jour aurait inclus le sujet litigieux sans qu’une solution ait été trouvée. Pour avoir recours au médiateur, les parties doivent démontrer qu’elles ont négocié sérieusement et ne sont pas parvenues à s’entendre, que tout recours interne prévu par les usages en vigueur au sein du groupe ou contractuel a été épuisé. Les conflits entre copropriétaires d’un même syndicat ne sont pas éligibles, sauf dans le cas où les conséquences éventuelles dudit conflit seraient de nature à affecter l’ensemble de la copropriété.

• Les personnes disposant du droit de demander une médiation

En syndic : le président du conseil syndical ou, en l’absence d’un tel mandataire, la personne désignée par lui. Un copropriétaire ne peut pas saisir à titre individuel le médiateur.

En gérance : tout propriétaire bailleur.

Les dirigeants des cabinets : qui ne parviendraient pas à résoudre un différend avec un client peuvent également faire appel au médiateur.

La procédure de saisine

Le demandeur saisit le médiateur grâce au formulaire dédié par courrier ou par e-mail. Il lui fournit les premiers éléments propres à permettre de juger la recevabilité de la saisine, notamment une description du litige et une revue des démarches entreprises, accomplies jusque là pour y apporter une solution. Le Médiateur donne copie à l’autre partie de l’ensemble de ces éléments, de sorte qu’elle soit mise en mesure de compléter ou d’en contester la teneur, dans un délai impératif de deux semaines.

Le déroulement et l'issue de la médiation

Dès sa saisine, le médiateur examine la recevabilité de la demande.

Si cette dernière n’est pas recevable, il en informe le client et l’oriente vers la direction compétente pour traiter son dossier.

Si la demande est recevable, le médiateur fixe un calendrier et demande aux parties de lui fournir les éléments d’information qu’il estime nécessaires. La durée de la médiation ne doit pas excéder 3 mois, en règle générale. Elle peut être inférieure en cas d’urgence, à la demande d’une partie, notamment lorsque le statu quo est de nature à causer un dommage à l’ensemble de la copropriété.

Les étapes de la médiation ne font l’objet d’aucun compte-rendu, afin de respecter la confidentialité du processus. La médiation aboutit, en revanche, à un document écrit et signé par les parties, soit un protocole de conciliation qui, le cas échéant, peut prendre la forme juridique d’une transaction (2044 C.civ); soit un constat d’échec sur lequel ne figurent pas les raisons dudit échec.